1. OBJETIVO: Definir los lineamientos y requisitos requeridos aplicables a las devoluciones, garantizando la calidad, idoneidad y seguridad de los productos comercializamos por COBO MEDICAL SAS BIC.

2. ALCANCE Y RESPONSABLES: Aplica para todos los productos comercializados por COBO MEDICAL SAS BIC en el territorio nacional.

Es responsabilidad de la Gerencia General velar por el cumplimiento de la política de devolución de mercancía.

Es responsabilidad de todos los colaboradores dar cumplimiento a la política devolución de mercancías.

3. CONTENIDO: COBO MEDICAL S.A.S. BIC, con el fin de afianzar la confianza de nuestros clientes y garantizar la calidad, idoneidad y seguridad de los productos que comercializamos y en cumplimiento de la reglamentación legal y técnica de nuestros productos, establece las políticas de devolución bajo los siguientes parámetros:

Solamente se aceptan devoluciones por causas alusivas a COBO MEDICAL S.A.S. BIC, como son:    

3.1. Errores de despacho o producto averiado al momento de la entrega, para lo cual se debe cumplir las siguientes condiciones:

3.1.1 Producto en empaque original, sellado de fábrica y sin alteraciones, es decir sin indicios de apertura parcial o total, sin marcas, sin etiquetas y en buen estado. Los productos etiquetados se consideran deteriorados en su presentación.

3.1.2 Producto en la presentación comercial completa. No se reciben blíster o presentaciones incompletas.

3.1.3 Reportar la no conformidad en un tiempo no mayor de 24 horas contadas desde la entrega de los productos por parte de COBO MEDICAL S.A.S BIC; No aplica para las entregas de mercancía en las instalaciones de la Compañía.

3.1.4 Si se identifica avería al momento de la entrega nacional, se debe reportar la no conformidad en la Guía de la transportadora, de lo contrario no procede la reclamación teniendo en cuenta que la transportadora asume como firma de recibido a conformidad sino registra observaciones sobre la misma.

3.1.5 Si se identifica que el medicamento de cadena de frio llega por fuera de los rangos de temperatura establecidos por el laboratorio fabricante (2°C a 8°C) se debe reportar la no conformidad en la guía de la transportadora indicando la temperatura a la que se recibió, de lo contrario no procede la reclamación teniendo en cuenta que la transportadora asume como firma de recibido a conformidad sino registra observaciones sobre la misma. Si el envió es local se debe colocar la observación en la factura de venta.

3.2. Problemas de calidad del producto entendida como el producto que no cumple las características inherentes y atribuidas por el fabricante en la ficha técnica del producto, incluyendo desperfecto en el empaque, sello o etiqueta. Para lo cual se requiere según el tipo de producto:

3.2.1 Reportar la no conformidad en un tiempo no mayor de 15 días hábiles contados desde que se presente el evento.

3.2.2 Información detallada del evento o incidente que presente el producto en el formato de farmacovigilancia o tecnovigilancia cuando aplique.

3.2.3 Información específica del producto, presentación, lote, fecha de vencimiento y cantidades a devolver.

3.2.4 Formatos diligenciados que exija el fabricante.

3.2.5 Inspección del producto por parte de personal especializado del Fabricante o Director Técnico de Cobo Medical S.A.S., cuando se requiera.

3.3. Cuando el producto cuente con carta de compromiso de cambio por parte de COBO MEDICAL S.A.S. BIC, por haber sido aceptado por la Institución con fecha de vencimiento próxima, para lo cual debe cumplirse:

3.3.1 Solicitud de devolución dentro de la fecha establecida por COBO MEDICAL SAS BIC.

3.3.2 Notificación de las cantidades a devolver que deben corresponder al lote indicado en la carta de compromiso.

3.3.3 Producto en empaque original, sellado de fábrica y sin alteraciones, es decir sin indicios de apertura parcial o total, sin marcas, sin etiquetas, y en buen estado. Los productos etiquetados se consideran deteriorados en su presentación.

3.4. Se aceptan devoluciones por las siguientes causas alusivas al Fabricante:

3.4.1 Cuando se reciba producto en la caja corrugada sellada desde el fabricante sin verificar contenido y posteriormente se encuentre producto en mal estado, faltantes o haya sido modificada su presentación sin previo aviso por el fabricante. Se recibirá reclamaciones solo dentro de las 24 horas contadas desde el momento de la entrega de los productos por parte de COBO MEDICAL S.A.S. BIC.

3.4.2 Cuando el INVIMA o el fabricante notifiquen el retiro del producto del mercado o cuando el registro sanitario haya sido renovado, se encuentre vencido o cancelado y no cuente con carta de agotamiento de existencia.

3.5. No se acepta devolución de Medicamentos de control especial regulados por la Resolución 1478 de 2006, teniendo en cuenta que la Ley no lo permite.

3.6 No se acepta devolución de medicamentos que requieran condiciones especiales de almacenamiento como son los productos de cadenas de frío, biológicos, vacunas, fotosensibles o productos nutricionales, una vez recibido a satisfacción por parte del cliente, en cumplimiento de la Resolución 1403 de 2007, ante la posibilidad de recibir productos alterados.

3.7. COBO MEDICAL SAS BIC cumplirá los acuerdos de devolución establecidos en contratos de licitación, solo por la duración del contrato y bajo las condiciones establecidas en el mismo.

3.8. No se aceptan devoluciones por la compra de productos incorrectos por parte del cliente, ni cancelaciones de pedido una vez recibido el producto.

3.9. No se aceptan devoluciones por baja rotación, deteriorados, próximos a vencer o vencidos.

3.10. Para el producto en consignación no se aceptará la devolución en los siguientes casos:

3.10.1 Producto consumido parcialmente.

3.10.2 Producto que no se encuentra en empaque original o presente indicios de desgaste físico, rayones, sellos y etiquetas pegadas.

3.10.3 Producto deteriorado por exposición a la luz solar o fuente de calor directo.

3.10.4 Producto que requieran condiciones especiales de almacenamiento como son los productos de cadenas de frío, biológicos, vacunas, fotosensibles o productos nutricionales.

3.10.5 Producto por fuera del portafolio y que sea adquirido exclusivamente para el cliente.

4. PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIÓN

4.1 Para solicitar una devolución que cumpla con las condiciones antes detallada, el Cliente deberá enviar dentro del plazo establecido una comunicación escrita o correo electrónico con la siguiente información:

• Descripción del producto
• Cantidad
• Marca
• Lote
• Fecha de vencimiento
• Motivo de devolución (que cumpla las condiciones descritas en la presente política)
• Fecha del Evento
• Nº. de factura

4.2 Una vez recibida la solicitud por parte del Cliente (PQRS), COBO MEDICAL S.A.S. BIC, verificará que se cumpla las condiciones relacionadas en la presente política y notificará al Cliente la aceptación o rechazo de la misma.

4.3 El Director Técnico y/o -Director Técnico Auxiliar de COBO MEDICAL S.A.S. BIC, determinará si requiere inspección del producto o cualquier otro requisito adicional.

4.4 Si la devolución es aceptada, COBO MEDICAL S.A.S. BIC, en un plazo máximo de 48 horas recogerá la mercancía en devolución directamente o 72 horas a través de transportadora, verificando que se cumplan las condiciones de calidad e idoneidad del producto.

4.5 Una vez el producto se encuentre en las instalaciones de COBO MEDICAL S.A.S. BIC, se emitirá la nota de venta electrónica.

4.6 COBO MEDICAL S.A.S. BIC, no AUTORIZA deducirse del pago de la factura correspondiente al producto en devolución sin que previamente no haya sido aceptado, recibido el producto por la compañía y se haya emitido la nota de venta.

4.7 Al comprar cualquier producto el usuario acepta los términos y condiciones de las políticas establecidas por Cobo Medical SAS. Estos términos y condiciones están sujetos a cambios en cualquier momento, sin previo aviso, escrito o de cualquier otra forma. Para ampliar información consulte en el siguiente link cobomedical.com.co.